“Voor ons is VDS een strategische partner op het snijvlak van business en data.”

Kooi Camerabewaking is een van de toonaangevende beveiligers van bouwplaatsen in Europa. In een markt van tijdelijke, mobiele camerabewaking is data de belangrijkste parameter: waar staan de units, wat leveren ze op, en waar loopt de vraag op. Het bedrijf groeit hard en over meerdere landen, en dat maakt de vraag naar betrouwbare managementinformatie groter dan de bestaande rapportages konden dragen.

Rapportages uit losse bronnen

Kooi werkte met meerdere bronsystemen waaruit managementinformatie moest worden samengebracht. Forecasting, financiële sturing en operationele rapportages liepen via Power BI, gevoed door een ETL-stroom die met de groei niet meer meekwam. Cijfers werden per afdeling anders samengesteld, waardoor het MT discussies voerde over de getallen in plaats van over de keuzes erachter.

Erik Kort, in die periode COO: “VDS is voor Kooi een data translator. Ze bundelen data uit onze bronsystemen tot één compleet dashboard in Power BI, managementinformatie op een presenteerblaadje.”

Eerst de vragen, dan de techniek

VDS bouwde de ETL-tool om en ontwierp een dashboard voor forecasting analysis waarin sales managers en financial controllers zichzelf kunnen redden, gebruikersgemak voorop. De aanpak was bewust omgekeerd aan wat Kooi eerder gewend was: eerst hoog over de juiste vragen stellen, welke data, uit welke systemen, over welke jaren, en pas daarna bouwen. Tijdens de uitvoering wordt steeds feedback opgehaald, zodat het resultaat aansluit bij hoe er daadwerkelijk gewerkt wordt.

Schaalbaar, tegen een fractie van de kosten

Voor business controller Marcel Teunissen zit de winst net zoveel in de kostenkant als in de rapportage zelf. “Dankzij VDS hebben we nu een ETL-oplossing staan voor een fractie van de kosten die ik elders zie, en die bovendien schaalbaar is waardoor we kunnen blijven ontwikkelen.” Onder de motorkap is de omgeving modulair opgezet: nieuwe bronnen kunnen worden aangesloten zonder dat het model opnieuw op de tekentafel moet.

Eén bron van waarheid voor de Board

Voor de Board van Kooi is er nu één bron van waarheid. De organisatie drijft op Power BI, met managementinformatie waarmee de strategie getoetst kan worden in plaats van achteraf verklaard. De rapportages die het MT dagelijks gebruikt, worden automatisch ververst, zonder handmatige stappen. Daarnaast staat het datawarehouse klaar voor de datamigratie richting het nieuwe ERP.

Continuïteit als voorwaarde

Bij rapportages die het MT dagelijks gebruikt, is uitval geen optie. Er ligt daarom een SLA met snelle reactietijden op de kritieke stromen: geen off-days op de dagen dat de cijfers er moeten zijn. Dat maakt het verschil tussen een dashboard dat wordt vertrouwd en een dashboard dat naast de eigen Excel blijft liggen.

Wat Kooi eruit haalt

De grootste les van dit traject: schaalbaarheid is geen technische eigenschap, het is een keuze in de manier waarop je je data modelleert. Wie die keuze vroeg goed maakt, hoeft jaren later niet helemaal opnieuw te beginnen. Marco Banning: “Voor ons is VDS een strategische partner die werkt op het snijvlak van business en data, en die twee relateert aan de strategie.”