„Für uns ist VDS ein strategischer Partner an der Schnittstelle von Business und Daten.“

Kooi Camerabewaking ist einer der führenden Sicherungsanbieter für Baustellen in Europa. In einem Markt für temporäre, mobile Kameraüberwachung sind Daten der wichtigste Parameter: wo die Einheiten stehen, was sie einbringen und wo die Nachfrage anzieht. Das Unternehmen wächst stark und über mehrere Länder hinweg, und das lässt den Bedarf an verlässlichen Managementinformationen größer werden, als die bestehenden Berichte tragen konnten.

Berichte aus einzelnen Quellen

Kooi arbeitete mit mehreren Quellsystemen, aus denen Managementinformationen zusammengeführt werden mussten. Forecasting, finanzielle Steuerung und operative Berichte liefen über Power BI, gespeist von einem ETL-Strom, der mit dem Wachstum nicht mehr mithielt. Zahlen wurden je Abteilung unterschiedlich zusammengestellt, wodurch die Geschäftsleitung über die Zahlen diskutierte statt über die Entscheidungen dahinter.

Erik Kort, in dieser Zeit COO: „VDS ist für Kooi ein Data Translator. Sie bündeln Daten aus unseren Quellsystemen zu einem vollständigen Dashboard in Power BI, Managementinformationen auf dem Silbertablett.“

Erst die Fragen, dann die Technik

VDS baute das ETL-Tool um und entwarf ein Dashboard für Forecasting Analysis, in dem Sales Manager und Financial Controller selbst zurechtkommen, Benutzerfreundlichkeit zuerst. Der Ansatz war bewusst umgekehrt zu dem, was Kooi zuvor gewohnt war: zuerst auf hoher Ebene die richtigen Fragen stellen, welche Daten, aus welchen Systemen, über welche Jahre, und erst danach bauen. Während der Umsetzung wird laufend Feedback eingeholt, sodass das Ergebnis dazu passt, wie tatsächlich gearbeitet wird.

Skalierbar, zu einem Bruchteil der Kosten

Für Business controller Marcel Teunissen liegt der Gewinn ebenso sehr auf der Kostenseite wie in der Berichterstattung selbst. „Dank VDS haben wir jetzt eine ETL-Lösung für einen Bruchteil der Kosten, die ich anderswo sehe, und sie ist zudem skalierbar, sodass wir uns weiterentwickeln können.“ Unter der Motorhaube ist die Umgebung modular aufgebaut: neue Quellen lassen sich anschließen, ohne dass das Modell zurück auf das Reißbrett muss.

Eine einzige Wahrheitsquelle für das Board

Für das Board von Kooi gibt es jetzt eine einzige Wahrheitsquelle. Die Organisation läuft auf Power BI, mit Managementinformationen, an denen sich die Strategie überprüfen lässt, statt sie im Nachhinein zu erklären. Die Berichte, die die Geschäftsleitung täglich nutzt, werden automatisch aktualisiert, ohne manuelle Schritte. Daneben steht das Data Warehouse bereit für die Datenmigration in Richtung des neuen ERP.

Kontinuität als Voraussetzung

Bei Berichten, die die Geschäftsleitung täglich nutzt, ist ein Ausfall keine Option. Deshalb gibt es ein SLA mit schnellen Reaktionszeiten auf den kritischen Datenströmen: keine Ausfalltage an den Tagen, an denen die Zahlen vorliegen müssen. Das macht den Unterschied zwischen einem Dashboard, dem vertraut wird, und einem Dashboard, das neben dem eigenen Excel liegen bleibt.

Was Kooi daraus mitnimmt

Die größte Lehre aus diesem Weg: Skalierbarkeit ist keine technische Eigenschaft, sie ist eine Entscheidung darüber, wie Sie Ihre Daten modellieren. Wer diese Entscheidung früh richtig trifft, muss Jahre später nicht ganz von vorn anfangen. Marco Banning: „Für uns ist VDS ein strategischer Partner, der an der Schnittstelle von Business und Daten arbeitet und diese beiden mit der Strategie in Beziehung setzt.“