Van KPI’s naar concrete sturing

Zo bouw je een dashboard dat écht bijdraagt aan betere beslissingen

7 nov 2025

KPI-dashboards zijn populair. Vrijwel elke organisatie wil "meer met data doen", beter sturen op cijfers en sneller kunnen bijsturen waar nodig. Toch blijven veel dashboards hangen in een verzameling losse grafieken en getallen. Ze geven misschien wel inzicht, maar geen richting. Ze tonen cijfers, maar vertellen niet wat er écht aan de hand is.

Bij VDS zien we het vaak: een uitgebreide KPI-lijst als uitgangspunt, maar zonder structuur, zonder prioriteit en zonder aansluiting bij de praktijk. Het resultaat? Gebruikers weten niet waar ze op moeten letten. In deze blog leggen we uit hoe je van een ongestructureerde KPI-lijst een waardevol stuurinstrument maakt dat wél werkt in de dagelijkse praktijk.

Breng structuur aan in je KPI’s

Een veelvoorkomende valkuil is dat alle beschikbare KPI’s op één dashboard worden gezet, zonder hiërarchie. Hierdoor ontstaan dashboards waarin totaalomzet naast voorraadmanco’s staat, en klanttevredenheid naast orderdoorlooptijd. Het gevolg is dat gebruikers geen onderscheid kunnen maken tussen strategisch relevante informatie en operationele details.

De oplossing? Denk in lagen. Begin met een aantal hoofd-KPI’s op strategisch niveau, bijvoorbeeld omzetgroei, margeontwikkeling of klanttevredenheid, en laat gebruikers hierop kunnen doorklikken naar onderliggende sub-KPI’s. Denk aan omzet per productgroep, marge per klantsegment of klanttevredenheid per servicekanaal.

Zo houd je het dashboard overzichtelijk én interactief. Gebruikers zien direct de belangrijkste trends, maar kunnen ook zelf dieper inzoomen als ze dat willen. Dit stimuleert ownership en activeert de organisatie om op basis van data te gaan handelen.

Een goed opgebouwde KPI-structuur:

Houdt het overzicht centraal.
Vermijdt overbodige details op hoofdniveau.
Biedt diepgang op het moment dat het nodig is.

Kortom: de kracht van structuur zit in eenvoud aan de voorkant, en flexibiliteit daarachter.

Een goed opgebouwde KPI-structuur:

Houdt het overzicht centraal.
Vermijdt overbodige details op hoofdniveau.
Biedt diepgang op het moment dat het nodig is.

Kortom: de kracht van structuur zit in eenvoud aan de voorkant, en flexibiliteit daarachter.

Kies bewust: minder KPI’s, meer focus

Een ander probleem dat we vaak tegenkomen is overdaad. Als je vijftien tot twintig KPI’s tegelijk toont, is de kans groot dat niemand meer weet waar het écht om draait. De aandacht versnippert, en de kans op actie neemt af.

Daarom is het belangrijk om focus aan te brengen. Welke vijf tot zes KPI’s zijn zó belangrijk dat ze dagelijks gevolgd moeten worden? Dit zijn meestal de indicatoren die het meest verbonden zijn met de strategische doelen van de organisatie. Denk aan:

Netto omzet
Brutomarge
Orderdoorlooptijd
Klanttevredenheid (NPS of CSAT)
Voorraadwaarde

Door deze te positioneren als hoofd-KPI’s geef je duidelijk richting. Alle andere informatie kan daaronder geclusterd worden als sub-KPI of als onderdeel van een afdelingsdashboard. Zo behoud je focus, zonder informatie te verliezen.

Let op: deze selectie maak je idealiter samen met het management en sleutelpersonen uit de operatie. Zo zorg je dat het dashboard niet alleen functioneel is, maar ook gedragen wordt.

Netto omzet
Brutomarge
Orderdoorlooptijd
Klanttevredenheid (NPS of CSAT)
Voorraadwaarde

Let op: deze selectie maak je idealiter samen met het management en sleutelpersonen uit de operatie. Zo zorg je dat het dashboard niet alleen functioneel is, maar ook gedragen wordt.

Geef KPI’s betekenis met targets en segmentatie

Een KPI zegt pas écht iets als je weet wat ‘goed’ is. Toch worden dashboards vaak opgeleverd zonder referentiewaarden of doelen. Het resultaat: een conversie van 12% of een bezettingsgraad van 78% roept vooral vragen op. Is dat goed? Slecht? Normaal?

Door bij elke KPI een target op te nemen, maak je de cijfers interpreteerbaar. Een target hoeft niet in beton gegoten te zijn, een indicatieve bandbreedte of streefwaarde is vaak al voldoende. Denk aan:

Een offertescoringspercentage > 25%
Een constante bezettingsgraad > 75%

In sommige gevallen loont het om KPI’s op te splitsen. Een scoringspercentage voor offertes zegt namelijk iets heel anders bij vaste klanten dan bij nieuwe. Door deze te scheiden in twee KPI’s, kun je veel gerichter analyseren en sturen.

Het opnemen van targets biedt nog een voordeel: je kunt prestaties direct koppelen aan verantwoordelijkheden. Afdelingsmanagers weten waar ze op worden beoordeeld, en teams krijgen duidelijke sturing.

Ons advies: stel targets altijd vast in samenspraak met de verantwoordelijke teams. Zo voorkom je dat de getallen als "oneerlijk" worden ervaren, en vergroot je het gevoel van eigenaarschap.

Een offertescoringspercentage > 25%
Een constante bezettingsgraad > 75%

Ons advies: stel targets altijd vast in samenspraak met de verantwoordelijke teams. Zo voorkom je dat de getallen als "oneerlijk" worden ervaren, en vergroot je het gevoel van eigenaarschap.

Bouw het dashboard iteratief op en betrek de gebruikers

Bij het inrichten van dashboards willen organisaties het liefst alles in één keer goed doen. Elke KPI, elk systeem, elk team allemaal tegelijk geïntegreerd. In de praktijk blijkt dat vaak niet haalbaar. De datakwaliteit is wisselend, prioriteiten verschuiven, en het overzicht gaat verloren.

Wij adviseren daarom om klein te beginnen, en slim op te bouwen:

Kies 2 tot 3 KPI’s waarvan je zeker weet dat de data beschikbaar en betrouwbaar is.
Bouw hier een eerste werkend dashboard omheen.
Laat gebruikers hier snel mee werken, zodat het proces tot leven komt.
Breid vervolgens uit met meer KPI’s, afdelingen en detailniveaus.

Deze aanpak heeft meerdere voordelen:

Je laat snel resultaat zien.
Gebruikers kunnen direct wennen aan het werken met dashboards.
Je bouwt stapsgewijs aan draagvlak en datakwaliteit.

Een succesvolle KPI-aanpak is geen IT-project, maar een veranderaanpak. Het dashboard is slechts het middel, het gedrag en het gebruik bepalen het succes.

Daarom is het betrekken van gebruikers cruciaal. Laat afdelingen meedenken over welke KPI’s voor hen relevant zijn. Vraag wat ze nodig hebben om beter te kunnen sturen. En geef ze invloed op de manier waarop informatie wordt getoond. Zo wordt het dashboard niet iets van "bovenaf", maar iets van henzelf.

Wij adviseren daarom om klein te beginnen, en slim op te bouwen:

Kies 2 tot 3 KPI’s waarvan je zeker weet dat de data beschikbaar en betrouwbaar is.
Bouw hier een eerste werkend dashboard omheen.
Laat gebruikers hier snel mee werken, zodat het proces tot leven komt.
Breid vervolgens uit met meer KPI’s, afdelingen en detailniveaus.

Deze aanpak heeft meerdere voordelen:

Je laat snel resultaat zien.
Gebruikers kunnen direct wennen aan het werken met dashboards.
Je bouwt stapsgewijs aan draagvlak en datakwaliteit.

Een succesvolle KPI-aanpak is geen IT-project, maar een veranderaanpak. Het dashboard is slechts het middel, het gedrag en het gebruik bepalen het succes.

Tot slot: van meten naar verbeteren

Een KPI-dashboard is geen rapportage. Het is een sturingsmiddel dat mensen helpt om sneller, scherper en effectiever beslissingen te nemen. Maar dat lukt alleen als het dashboard goed is opgebouwd: met duidelijke structuur, bewuste keuzes, relevante doelen en betrokken gebruikers.

Bij VDS geloven we dat data pas waarde krijgt als mensen ermee aan de slag gaan. Daarom helpen we organisaties niet alleen met techniek, maar vooral met het bouwen van dashboards die gedragen worden én impact maken.