Self-service BI: slim uitbesteden aan je eigen key users (of juist niet)

Een kritische blik op beloftes, valkuilen en harde keuzes

15 okt 2025

Wat is self-service BI?

Self-service BI (SSBI) betekent dat businessgebruikers zélf analyses en rapportages kunnen maken op basis van gevalideerde datasets en eenduidige KPIdefinities, binnen duidelijke kaders voor governance, security en kosten. Het is belangrijk dat je voorkomt dat iedereen met losse Excel/CSV’s eigen waarheden publiceert. SSBI draait juist om hergebruik van gedeelde definities, gecontroleerde publicatie en zichtbaarheid via gestandaardiseerde processen.

Voor- en nadelen van self-service BI

Self-service BI brengt de kennis letterlijk dicht bij de bron: key users kennen hun eigen proces beter dan een externe developer, waardoor ze scherpere vragen stellen, sneller itereren en analyses maken die precies aansluiten op de werkelijkheid op de vloer. Omdat de wachtrij aan BI-tickets verdwijnt, verkort de time-to-insight drastisch. Vragen worden in uren of minuten beantwoord in plaats van dagen en dat maakt het hele traject goedkoper en minder frustrerend. Tegelijk daalt de afhankelijkheid van externen: kleine wijzigingen en ad-hoc vragen kun je nu zelf oppakken, waardoor teams wendbaarder worden en sneller kunnen bijsturen wanneer de situatie daarom vraagt.

De keerzijde van self-service BI begint vaak bij definitie-chaos: begrippen als “omzet”, “marge” of “OEE” blijken per team net anders te zijn ingevuld, waardoor hetzelfde onderwerp in meerdere rapporten tot verschillende uitkomsten leidt.

Daarbovenop ontstaat gemakkelijk wildgroei aan verschillende rapporten: wanneer tien mensen in Finance elk hun eigen variant van een rapport publiceren, vervaagt het onderscheid tussen concept, test en “officiële” versie en weet niemand nog welke cijfers leidend zijn. Hoewel tools als Power BI steeds toegankelijker gemaakt worden voor niet-developers, kunnen bepaalde cases toch lastig blijken als de vraagstukken complexer worden. Zeker als je gebruikmaakt van een groot en complex data warehouse, kunnen bepaalde scenario’s een uitdaging blijken voor minder technische gebruikers.
Ook beheer en rechten vragen om volwassenheid; zonder duidelijke autorisatiestructuur, auditlogging op aanpassingen en beoordeling van de gevoeligheid van data kan informatie onbedoeld worden gedeeld of blijven er schaduwrapporten circuleren. Tot slot is er het risico dat kennis op één persoon leunt: als een sleutelgebruiker vertrekt, verdwijnen definities, context en werkwijzen met hen mee, met stilstand, herwerk en verlies van vertrouwen als gevolg.

Valkuilen bij SSBI-implementaties

Een sterke SSBI-implementatie valt of staat niet met tooling, maar met heldere taal, eigenaarschap en een strak ritme, anders raakt self-service al snel onoverzichtelijk. Als het fundament van de BI-implementatie niet goed staat, is er een groot risico op het ervaren van de nadelen die hierboven genoemd zijn. Door users te snel de vrijheid te geven om zelf rapportages te ontwikkelen zul je sneller tegen versplinterde rapportages, verdeelde definities en prestatieproblemen aanlopen. Dus: begin met een gecentraliseerde uitrol van BI, en kijk daarna pas of self-service bij je organisatie past.

Daarnaast gaat het mis zodra teams niet zijn betrokken: als SSBI “van bovenaf” wordt uitgerold, ontbreekt eigenaarschap en blijft gebruik achter; betrek daarom key users vanaf dag één om definities aan te scherpen, templates te testen en feedback direct zichtbaar te verwerken. Net zo problematisch is het ontstaan van talloze varianten zonder één duidelijke versie van de waarheid: tien rapporten met tien definities van omzet ondermijnen vertrouwen. Los dit op met een bedrijfsbreed KPI-overzicht, een gedeeld gevalideerd datamodel en de afspraak dat officiële rapporten alleen op deze gevalideerde datasets draaien. Een derde valkuil is een vervolg hierop. Het rapport en datamodel kunnen door elkaar lopen: iedereen stopt eigen measures in een Power BI-bestand en creëert nieuwe waarheden; kies daarom bijvoorbeeld om gebruikers enkel rapporten te laten maken op de gevalideerde datasets, in plaats van eigen ontwikkelde datasets. Deze optie geeft gebruikers minder vrijheid, maar neemt meteen veel mogelijke nadelen van self-service BI weg. Tot slot kunnen key users vastlopen als er geen technische achtervang is. Bij complexere vraagstukken zullen key users training of achtervang van de IT-afdeling of een externe partij nodig hebben om tot de juiste rapportages te komen. Organiseer bijvoorbeeld een intern ticketproces of RFC-meeting, waarin de complexere vraagstukken besproken kunnen worden met experts in de gebruikte tools.

Beslisboom: is jouw organisatie klaar voor SSBI?

Self-service BI is niet voor elke organisatie weggelegd, maar is bovenal niet altijd nodig of rendabel. Door goed na te denken over de huidige inrichting, wensen binnen de organisatie en de verwachte groei in de komende jaren kun je tot een juist besluit komen op dit onderwerp. Doorloop onderstaande stappen om te weten of jouw organisatie hier aan toe is.

Stap 1: Fundament

Hebben we een bedrijfsbrede KPI-structuur en eigenaars? Zijn er gedeelde, gevalideerde datasets waar iedereen op kan bouwen?
Nee → eerst dit regelen. Ja → stap 2.

Stap 2: Governance & veiligheid

Is er een reviewproces, certificering, toegangsbeheer en logging van wijzigingen en nieuwe rapportages?
Nee → governance eerst op orde. Ja → stap 3.

Stap 3: Mensen & tijd

Hebben we 1–2 key users per afdeling, met tijd en training, én een technische achtervang (bijvoorbeeld IT-afdeling of externe consultants)?
Nee → enablement en achtervang regelen. Ja → kleine pilot starten.

Stap 4: Rendement

Levert self-service in dit domein snellere of betere beslissingen op (bv. minder scrap, hogere OEE, snellere SLA-bijsturing)?
Nee → niet starten (nog niet rendabel). Ja → doorgaan.

Stap 1: Fundament

Hebben we een bedrijfsbrede KPI-structuur en eigenaars? Zijn er gedeelde, gevalideerde datasets waar iedereen op kan bouwen?
Nee → eerst dit regelen. Ja → stap 2.

Stap 2: Governance & veiligheid

Is er een reviewproces, certificering, toegangsbeheer en logging van wijzigingen en nieuwe rapportages?
Nee → governance eerst op orde. Ja → stap 3.

Stap 3: Mensen & tijd

Hebben we 1–2 key users per afdeling, met tijd en training, én een technische achtervang (bijvoorbeeld IT-afdeling of externe consultants)?
Nee → enablement en achtervang regelen. Ja → kleine pilot starten.

Stap 4: Rendement

Levert self-service in dit domein snellere of betere beslissingen op (bv. minder scrap, hogere OEE, snellere SLA-bijsturing)?
Nee → niet starten (nog niet rendabel). Ja → doorgaan.